1978年，以十一届三中全会为标志商标注册和管理开始恢复，而那时我还只是全国高考恢复后的一名大学生。或许专业学的是档案，或许是命运的安排，一毕业就分配到商标局的档案处。从此，与商标档案结下情缘，并在亲身经历中深切地感受到商标档案管理发展和变化。
商标局档案处是我职业生涯的第一站，在这里结识了第一批新同事，有了第一张办公桌，也开始第一次接触了商标档案。初上工作岗位一切都很新鲜，但给我印象最深的却是一个又一个的档案库和一排又一排的档案架。走近档案库房，在密密麻麻案架子上摆放着各种各样的档案，有商标注册簿、商标公告，还有商标注册、商标异议、商标评审、商标国际注册以及商标管理等案卷。在从事商标档案管理的日子里，最“亲密”认识和了解的是商标注册的档案。 商标注册档案是按商标注册人组卷，一个企业的全部商标注册包括商标申请、商标初审、商标变更、商标转让等文件均存放在一个卷宗内。这些案卷按时间——大流水排列，每个年代的案卷再用不同颜色来区分。这种立卷法反映了一个企业商标注册的全貌，既体现了文件材料之间的联系，也为日后按商标注册人保管、统计和调阅提供了便利。在那个年代还没有使用计算机，要想在成千上万的档案中查找和调阅商标注册档案并不是一件轻而易举的事，必须借助一种卡片式检索工具。这一检索工具是将商标注册人的主要信息和形式特征著录在纸质卡片上，包括商标注册人名称、商标数量、商标类别以及顺序号等信息。著录之后，排放卡片时还需要遵循一定的规则和方法。国内一般按照“地区——行业”，即根据商标注册人也就是企业的性质，按照工业、农业、建筑、交通、电子、化工、纺织等进行分类。国外则按照“国家地区——英文字头”，即商标注册的国家和地区进行分类，再根据各个国家和地区的英文首字母进行排序。这种卡片式检索工具的优点是，可以随编随入、插取灵活、便于标注，查找起来也比较方便，但这一载体的体积大，成本比较高，需要购置专门设备，还容易丢失和破损。加上商标注册档案是以企业为一个案卷来保管，只能借助这一检索工具才能存放和调卷。为更有效开发和利用商标档案，1989年7月12日商标局对商标档案的立卷方法进行了改革，主要做法是将商标注册人立卷转换为商标注册号立卷。这一变化减少了立卷时间，提高了工作效率，特别是节省了卡片式检索工具的制作成本和占用的空间。商标注册人立卷法虽然已经成为历史的尘封，但不可否认的是，在那个年代是行之有效的做法，并在特定的历史时期发挥了十分重要的作用。实际上，档案管理和图书馆管理很相似，做起来虽不难，但要真正做好特别是使商标档案组卷方法科学化、规范化却是一件复杂且不容易做到的事情。商标档案内容多、数量大，无论是商标注册和管理机关还是企事业单位主体不同、情况各异，很难给出一个现成统一、一成不变的组卷方法。我们所能做的就是从各自工作实际出发，从中找出适合自身规律和特点的做法。随着商标工作前行的脚步，商标档案“存史鉴今”的重要作用和独特的价值日益显现，并且越来越重要。为加强商标档案管理，更充分发挥商标档案的作用，1986年10月15日在广西南宁召开了全国第一次商标档案工作会议。南宁会议召开之前，需要起草一个《商标档案管理暂行办法》，领导把这一任务交给了我。在那个“激情燃烧”的岁月，我磕嘣儿都没打一下就接收了这一“烫手的山药”。现在每每想起，除了战战兢兢、如履薄冰，更多的是则感激和感恩。感谢领导提携一个初出茅庐的“菜鸟”，使我这一新人有机会聆听各位前辈和同行的教诲和指点，并从中受益匪浅。在南宁会议期间，来自各省市、自治区、直辖市60余名代表聚焦加强和规范商标档案管理主题，交流商标档案工作的经验和体会，共话商标档案管理美好未来和前景。现场气氛热烈，大家广开言路、百家争鸣，发表了许多真知灼见，既有宏观层面的观点和意见，也有具体的措施和办法。会议达成了共识，一致赞成出台《商标档案管理暂行办法》。南宁工作会议一结束，带着代表们的意见建议，我趴在办公桌上一边聚精会神地回忆和梳理，一边不厌其烦地修改和誊写。经过反复的推敲和多次的会商，凝聚着集体心血和智慧的《商标档案管理暂行办法》终于在1987年12月25日正式发布并实施。
该办法共六章二十三条，明确了总则、指导思想和基本任务，规定了商标档案文件材料的归档要求范围和要求，对商标档案管理体制以及商标档案保管等也做出了具体的规定，为了加强商标档案管理，更好地发挥商标档案作用起到了积极的推动作用。全国商标档案工作会议是商标工作历史上的第一次，以此为标志商标档案工作被列入了商标工作重要的议事日程。《商标档案管理暂行办法》作为我国商标工作发展史上第一个商标档案管理规范性文件，它的出台标志着商标档案意识逐渐得到普及并开始深入人心。《商标档案管理暂行办法》一经推出，地方工商部门也掀起了一轮的热潮。各地根据自身工作规律和特点相继制定了商标档案管理细则、商标档案管理制度以及商标档案管理等规定，并在各省市、自治区、直辖市商标档案管理部门落地生根。现在回过头再看，当年的我少不更事、不知“天高地厚”，起草的文件有许多地方不尽人意，南宁会议的细节也记不清了，但这些已经都不那么重要了。转眼间三十多年过去了，而当年起草的那份已渐褪色的油墨稿至今仍然保留着，它不仅记录了商标档案发展的轨迹，也留下了我稚嫩的身影。也许是机缘巧合，也许是命中注定，2003年11月我又回到阔别十年之久的商标局档案处。再次走进曾经熟悉的地方，同事们如数家珍地说起处里13项工作，而当务之急的一件事是商标档案库房的改造。档案库改造的起因是，商标申请量逐年大幅的攀升，商标档案随之与日剧增。由于商标档案增速越来越快且数量越来越多，一些商标档案只能就地打捆存放，不仅存在安全管理上的隐患，也影响了商标工作正常的运转。为了解决商标档案激增与商标档案存储空间不足的困扰，商标局档案处早在两年前就开始着手，先后起草了数十份大大小小的报告。经过实地考察和反复的论证，局领导终于拍板，决定安装可移动式档案密集架，以增加商标档案存贮的空间。商标档案库房的改建需要将商标档案先行搬迁，改造后再迁回，数字是267万卷商标档案、16817本商标注册底簿，还有商标许可合同、商标异议、商标评审以及国际注册等案卷。面对如此难啃的硬骨头，要想做到万无一失谈何容易。难能可贵的是，大家个个摩拳擦掌，楞是凭着一股拼劲儿，使案卷迁移准备做到胸中有数、有条不紊。2003年12月15日，商标档案改造工程正式启动。经过22天连续的奋战，数以百万的商标档案全部安全迁出。在“庆功会”上，大家把酒言欢，举杯庆祝实现了立下“档案一个都不少”的诺言。至今回想起来仍记忆犹新，而当年风华正茂的“靓妹帅哥”都早已成长为业务精英，在更宽广的舞台施展才干。再说改造工程竣工后，新安装的移动密集架令人库房面貌焕然一新，可容纳档案2386000卷。其中，3个大库房可以分别存档案775200卷、768400卷和734400卷。此外，加上原有的固定架也可存放档案120000卷。商标库房的改造特别是安装的可移动式密集架存放的档案多了，操作起来也十分方便，在一定程度上有效地缓解了档案库房不足的压力。紧接着一股作气，全处对已有的档案数量、种类、增长率以及调卷率等进行了全面的摸底，根据保管现状和未来发展的趋势，制定了商标档案十年发展的规划。以库房改造为契机，运用开发的商标档案电脑程序，还提出了由纸质商标档案人工管理向商标档案自动化管理乃至向电子档案方向迈进的新目标。岁月如歌，往事如烟。每每回首这段商标档案工作的“花絮”，就会不由自主地想起那些默默无闻的商标档案人，心中依然对商标档案充满激情、敬畏和感恩。追忆这些或许能为我们探究商标改革和发展历程提供一些记录和参考，或许也能发现商标档案就在我们的身边。商标档案与商标工作如影随形，相生相伴！
作者：杨萍
原国家知识产权局商标局巡视员
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